X
تبلیغات
رایتل
آموزش اکسس ( بخش دوم ) - blue game

آموزش اکسس ( بخش دوم )


بررسی اجزای اصلی

در درسهای گذشته به طور کامل با محیط اکسس آشنا شدیم و امیدوارم که شما تمامی پایگاهای نمونه را بررسی کرده باشید و کاملا مفهوم کار با اکسس برای شما روشن شده باشد. درس این جلسه یکی از مهمترین دروس در رابطه با اکسس است و شما حتما سعی کنید به طور کامل این درس را بفمید و حتما در مورد این درس اگه سوالی بود بپرسید چون واقعا فهمیدن این قسمت از اکسس کار را بسیار ساده خواهد کرد.

در این درس ما با بخشهای مختلف پنجره Database آشنا می شویم و چگونگی استفاده از هر یک را توضیح خواهیم داد. می توان گفت پنجره Database سکوی پرتاب شما به سوی Access است, تمامی فعالیتهای که در اکسس انجام می شود از این محل شروع می شود, آشنایی با این پنجره می توان گفت آشنایی با خود اکسس است. بعد از یادگیری این بخش ار اکسس شما براحتی خواهید توانست دیگر خصوصیات پایگاه داده را یاد بگیرید. من به شما توصیه می کنم یکی از پایگاههای داده نمونه را باز کنید تا هنگام درس اجزای اصلی پنجره Database را مشاهده کنید.

معنی دقیق پایگاه داده ها

به احتمال بسیار قوی شما با مفهوم پایگاه داده آشنا هستید ولی ما برای ادامه کار اشاره کوچکی به آن می کنیم. شاید اساسی ترین تعریف پایگاه داده این باشد:

پایگاه داده: مجموعه ای از داده های مرتبط به هم است.

در واقع این تعریف شامل هر نوع فایل داده ای که با آن کار می کنید می شود. مثلا نامه, گزارش و کتاب مجموعه ای از داده ها به صورت کلمات مرتبط به هم است. یا فایلهای گرافیکی داده های مرتبطی است متشکل از نقاط رنگی بسیاری (پیکسل) که تصویر را تشکیل می دهند. با توجه به اینکه ممکن است تعریف بالا کمی پیچیده و عمومی تر باشد در زیر اشاره به تعریفی خاص در مورد پایگاه داده در اکسس می کنیم:

پایگاه داده اکسس: مجموعه ای است از داده های مرتبط و ابزارهایی که با استفاده از آنها با داده ها کار می کند.
بنابراین پایگاه داده در اکسس از فایلهای داده مرتبط به یکدیگری تشکیل شده است که به همراه ابزارهایی که شی نامیده می شوند به شما امکان دسترسی, گردآوری و گزارش گیری از داده ها را می دهد. هر پایگاه داده ارتباطی برخلاف انواع دیگر فایلها مجموعه هایی از داده ها را شامل می شود که به آنها جدول گفته می شود. در خارج پایگاه داده, هر جدول, ممکن است بعنوان یک فایل مجزا در نظر گرفته شود. مثلا یک پایگاه داده تجاری ممکن است شامل فایل مرتب شده ای از سفارشات خریداران, فایل موجودی, فایل فهرست نشانی خریداران, فایل اطلاعات کارمندان و فایل دستمزد باشد که تک تک این فایلها در اکسس به صورت جدول هستند.
بدون ساخت پایگاه داده ها, هریک از این فایلها را باید جداگانه مدیریت کرد, اما پایگاه داده ها قادر است تا در صورت وجود مقادیر مشترک. این جدولها (فایلها) را به هم مرتبط کند, مثالی در این مورد کد مشترکی است که در جدول مشتریان و جدول سفارشات مشتریان وجود دارد.

توجه:

اکسس پایگاه داده ارتباطی نامیده می شود زیرا می تواند جداول داده ها را براساس مقادیر مشترک به یکدیگر مرتبط کند.
جدول خریداران (فایل داده های خریداران)ممکن است شامل کد, نام و نشانی هر خریدار باشد. جدول سفارشها, ممکن است شامل اطلاعات سفارش هر خریدار در طی یکسال گذشته باشد. در اینجا باید توجه کرد که جدول سفارشها نباید نام و نشانی خریداران را داشته باشد فقط کد آنها کافی است. اگر تمامی اطلاعات خریدار در جدول سفارش نیز موجود باشد اینکار سبب هدر رفتن وقت و وجود اطلاعات مشابه و تکراری بسیار خواهد شد و همچنین در موقعی که مثلا نشانی خریدار عوض می شود باید تمامی سفارشها را چک کرد و همه را عوض کرد ولی در موقعی که فقط کد در جدول سفارشها می باشد نیازی به تغییر در جدول سفارشها نیست و فقط باید جدول خریدار عوض شود.

در شکل 41 یعنی شکل زیر این مطلب به طور کامل نشان داده شده است یعنی ارتباط بین جدول خریداران و جدول سفارشات مشخص است. ممکن است جدول متعدد دیگری نیز وجود داشته باشد. در هر پایگاه داده, تقریبا هر جدولی از طریق داده ها و اطلاعات مشترک به یک یا چند جدول دیگر مرتبط می شود در مثال زیر این داده مشترک در دو جدول کد خریدار است.

هر پایگاه داده, علاوه بر جداول, شی های دیگری نیز دارد. هرچند که شاید جداول یک پایگاه داده مهمترین شی آن باشد (جداول, داده های پایگاه داده را نگهداری می کنند). اشیای دیگر در پنجره Database ما را در مدیریت, پهنگام سازی و گزارش گیری از جداول همیاری می کنند. اکثر پایگاههای داده اکسس از بجز جدولها که در تمام پایگاهها موجود است از بیشتر عناصر پنجره Database نیز استفاده می کنند.

توجه:

هر از چند گاهی به پنجره پایگاه داده, ظرف پایگاه داده نیز گفته می شود زیرا تمامی اشیای پایگاه داده را شامل می شود.
حال هر یک از اجزا در پنجره Database را به طور مختصر توضیح می دهیم:(این اجزا در زیر ستون Objects قرار دارند و به اجزای اصلی مشهورند)

---------------------

1-جدولها(Tables):
مجموعه ای از داده ها را که به یک موضوع مشخص مربوط هستند در خود نگهداری می کنند. مثلا اگر یک سیستم حسابداری خانگی ایجاد کنید باید جدولی برای درآمدها, جدولی برای مخارج, جدولی برای هزینه های مشخص و غیره ایجاد کنید.

2-بازجست ها(Queries):
زیرمجموعه ای از داده ها را ایجاد می کند, که برای گزارشگیری و جستجو قابل استفاده می باشند. مثلا اگر شما بخواهید کلیه مخارجی را که در 10 روز آتی پرداخت شده اند را بدست آورید باید از بازجست استفاده کنید.

3-فرمها(Forms):
صفحه ای گرافیکی برای ورود داده ها یا نمایش آنها را نشان می دهد که از فرمهای کاغذی تقلید شده است. فرم, روش ساده ای است برای مشاهده تمام یا بخشی از داده ها. مثلا شما می توانید یک فرم مانند صفحه چک درست کنید و هر وقت چکی پرداخت کردید در وارد کردن صورتحساب یک چک معمولی را در صفحه پر کنید.

4-گزارشها(Reports):
فهرست شکل بندی شده ای از داده ها را چاپ می کند. یک گزارش ممکن از مواردی از یکی از جداول, فهرستی از اقلام انتخاب شده, تمامی اقلام یک جدول یا فهرستی از مقادیر گوناگون از جداول مختلف را چاپ کند. مثلا شما میتوانید در حسابداری خانه گزارشی از کلیه بدهی هایتان بگیرید.

5-صفحه ها(Pages):
عملی مشابه گزارشگیری را انجام می دهد با این تفاوت که در این حالت گزارش به صورت یک صفحه اینترنتی به بیرون داده می شود و موارد استفاده آن در طراحی صفحات اینترنتی است.

6-ماکروها(Macros):
بسیاری از کارهای متداول اکسس را خودکار می کند. مانند مرتب کردن داده ها, ایجاد گزارشها و ایجاد سرجمع ها. مثلا سیستم پایگاه داده حسابداری خانه می تواند ماکرویی برای محاسبه گردش پولی در یک ماه داشته باشد.

7-مدولهای برنامه(Macros):
قابلیت خودکار کردن اکسس و ایجاد سیستم های آماده برای کار را فراهم می کند, بطوری که برای افرادی که چیزی از اکسس نمیدانند قابل استفاده باشد. زمانی که برنامه ای برای اکسس می نویسید, در واقع آن را برای انجام کارهای پیچیده ای برنامه ریزی می کنیدکه از طریق منوها و ماکروها بخودی خود امکان انجام آن نیست. در واقع ماکروهای اکسس شکلی از مدولهای ترجمه شده هستند, بدین معنی که ماکروها شما را در راستای تمامی اطلاعات لازم برای تکمیل یک فرمان Visual Basic for Applications هدایت می کنند. برخی افراد پس از سالها استفاده از اکسس هیچگاه به مدول نویسی نیازی نداشته اند. اگر سابقه برنامه نویسی نداشته باشید, نوشتن برنامه دشوار است. ولی به نظر من شما فقط در واقع خیلی پیچیده به مدولها نیاز خواهید داشت.

---------------------

توجه به این نکته ضروری است که پایگاه داده ممکن است پیوسته در حال تغییر باشد. مثلا شما با توجه به نیازهایی که پیش می آید اقدام به ساخت جدولهای جدید و ایجاد گزارشهای دیگری کنید. در شکل 42 در زیر شما شش شی پایگاه داده را که ترکیب آنها پایگاه داده مستقلی را شکل می دهد, مشاهده می کنید. شاید یکی از مشکلترین چیزهائی که در هنگام کار با اکسس باید راجع به آن تصمیم گیری کنید این است که چه وقت مجموعه ای از اطلاعات را در پایگاه داده جدید یا پایگاه داده موجود قرار دهیم.



پایگاه داده می تواند هدفی گسترده داشته باشد, هر پایگاه داده معمولا یک برنامه کاربردی است. در مثالهای زیر به کاربردهای پایگاه داده های خاص اشاره ای می شود:
1-اگر بخواهید حسابهای شما با یکدیگر بده-بستان یا تعامل داشته باشند, حساب دفتر کل به یک پایگاه داده مجزا احتیاج دارد. هنگامی که از حسابی پرداختی انجام می دهید, می خواهید تا هم در جدول پرداختها و هم در جدول حسابها منعکس شود.
2-اگر بخواهیم یک سیستم مستقل پرداخت دستمزد داشته باشید, بطوری که بخش پرداخت دستمزد منحصرا برای پرداخت چک و نگهداری سوابق پرداخت مورد استفاده قرار گیرد, سیستم دستمزد نیز یک پایگاه داده مجزا نیاز دارد.
3-نرم افزار بودجه بندی, برای بودجه بندی هریک از حسابهای خانه, از قبیل پرداختهای قبض, حساب اتومبیل و گزارش گیری از تمامی حسابها, به یک پایگاه داده مجزا نیازمند است.
4-یک سیستم کنترل موجودی به پایگاه داده ای نیازمند است تا بتواند ثبتهای موجودی مربوط به شرکت را پیگری, بهنگام و نگهداری کند.
باید توجه داشت که فهرست بالا تنها چند مورد مثال خاص می باشد که بسیار مختصر است و فقط برای آشنایی ذکر شده اند. به طور کلی باید ذکر کرد هر یک از جداولی که به نوعی با هم در ارتباط هستند باید در یک پایگاه داده قرار داده شوند.

استفاده از اجزا’ پنجره Database:

هنگامی که یک پایگاه داده جدید ایجاد می کنید, اکسس یک پنجره Database خالی را نمایش می دهد که برای هر یک از هفت شی پایگاه داده در آن شاخصی وجود دارد.اگر قصد کار کردن با هر یک از این هفت شاخص را دارید باید بر روی آن کلیک کنید مثلا اگر قصد ایجاد ماکرو را دارید باید بر روی گزینه Macros در پنجره Database کلیک کنید. بسته به انتخابی که شما از شاخصها می کنید در بالای پنجره Database کلیدهای فرمان مختلفی نمایش داده می شود که در زیر به طور مختصر به معرفی آنها می پردازیم:

---------------------

1-باز کردن(Open): برای باز کردن شی موجود مثلا باز کردن یک جدول یا یک فرم

2-طراحی(Design):برای ایجاد تغییر در شی که با انتخاب این فرمان حالت نمایشی Design پدیدار می شود مثلا شما اگر بعد از ایجاد یک فرم قصد ایجاد تغییر در آن را داشتید باید بر روی Design کلیک کنید.

3-جدید(New):برای ایجاد شی جدید مثلا ایجاد جدولی جدید

4-بازنگری(Preview):
این فرمان فقط در قسمت گزارش وجود دارد و برای مشاهده گزارش قبل از چاپ می باشد.

5-اجرا(Run):یک فرمان در شاخصهای ماکرو و مدول وجود دارد و برای اجرای یک ماکرو یا مدول(برنامه) به کار می رود.

6-حذف(Delete): در تمامی شاخصها موجود است و برای حذف شی به کار می رود. این راحترین قسمت است.

7-مرتب سازی: چهار گزینه بعدی که در همه شاخصها موجود است برای مرتب سازی اشیا به کار می رود و درست مانند مرتب سازی آیکونها در ویندوز عمل می کند.

---------------------

هنگامی که شی جدیدی ایجاد می کنید باید آنرا نامگذاری کنید. می توانید نامهایی با حداکثر درازی 64 کاراکتر(حرف و عدد), که در آن فاصله نیز می توان استفاده کرد اختیار کنید.با ایجاد و نامگذاری یک شی آن شی در پنجره Database نمایش داده خواهد شد.
درس این جلسه تا بدینجا بود در درس بعدی در مورد هر یک از شاخصها به طور مفصلتر بحث خواهیم کرد. پیشنهاد می کنیم قبل از آنکه به درس بعدی بروید اجزایی که یاد گرفتید آشنایی کامل پیدا کنید.

نگاهی کلی به اجزای اصلی

در درس پیش با مفهوم پایگاه داده آشنا شدیم و تا حدودی به جزئیات پنجره Database پرداختیم و آشنایی لازم را با دکمه های این پنجره پیدا کردیم در این قسمت درس قصد داریم تا پنجره Database را بیشتر از قبل بررسی و تحلیل کنیم. این درس در واقع ادامه درس قبلی می باشد پس این درس نیز از نظر اهمیت دارای درجه بالایی است.

نگاهی به جداول:

اگر پایگاه داده, هیچ شی دیگری نداشته باشد, همواره باید حداقل یک جدول داشته باشد. داده های پایگاه داده را جدول نگهداری می کند. همانطوری که در درس قبل اشاره شد,جداول اغلب با مقادیر داده مشترک به یکدیگر مرتبط می شوند, به ترتیبی که دو یا چند جدول نباید داده های زیادی یا تکراری داشته باشند. برای نمایش اسامی جداول موجود در پایگاه داده بر روی شاخص Tables در پنجره Database کلیک کنید. برای باز کردن و مشاهده محتویات هر جدول می توانید بر روی نام آن جدول دوبار کلیک کنید. که در این حالت Access جدول را در حالت نمایش Datasheet یا کاربرگ باز می کند,که در این حالت شما می توانید داده های موجود در جدول را مشاهده کنید.
معمولا در حالت نمایشی کاربرگ تمامی داده های یک سطر جدول در صفحه نمایش جا نمی گیرد. برای مشاهده بقیه داده های هر سطر می توانید از میله های گردش افقی پنجره در زیر آن استفاده کنید و به چپ و راست بروید.
جدول برای مشاهده و کار با آن, به حالات دیگری هم برای نمایش نیاز دارد. در حالیکه حالت نمایشی Datasheet یا کاربرگ امکان مشاهده, افزودن, حذف و اصلاح داده های جدول را می دهد, حالت نمایشی طراحی که در اکسس با عنوان Design view شناخته می شود امکان تغییر شکل جدول و طراحی خود جدول را فراهم می کند. البته وقتی که بیشتر راجع به ساختار جدول صحبت کردیم شما تصویر بهتری از حالت طراحی خواهید داشت. به طور کلی حالت Datasheet برای اضافه کردن و مشاهده داده ها و حالت طراحی برای طراحی و تغییر خود جدول نه داده ها به کار می رود.
برای دیدن جدول در حالت نمایشی طراحی یا Design می توانید جدول خود را انتخاب کرده و سپس بر روی دکمه design در بالای پنجره Database که قبلا معرفی شد کلیک کنید. بعد از باز کردن پنجره در حالت Design ملاحظه خواهید کرد که در این حالت هیچ خبری از داده های موجود در جدول نیست و فقط شکل جدول در این حالت در دسترس است.
اگر جدول را در حالت Datasheet باز کرده اید و قصد رفتن به حالت design را دارید این کار را می توانید با استفاده از منو view و انتخاب دو حالت Datasheet view و Design view انجام دهید و به راحتی بین دو حالت جدول حرکت کنید.
جدول ساختاری مشخص و اکید دارد. داده های جدول در داخل جدول درون سطرها و ستونها جدول قرارگرفته و سازماندهی می شوند که به این سطرها و ستونها به ترتیب رکورد و فیلد گفته می شود(حتما به خاطر بسپارید سطر در معنای رکورد و ستون در معنای فیلد به کار می رود.)
هر رکورد جدول بیانگر یک داده مستقل است. مثلا: در جدول اقلام موجودی در انبار هر رکورد جدول نشان دهنده یکی از انواع قطعات موجود در انبار است.هر فیلد رکورد, نشانه دهنده جزیی از داده های مربوط به هر قطعه, مانند شماره قطعه, تعداد و شرح است. اگر قطعه ای 32 عدد موجود باشد, رکورد قطعه فقط یک بار در جدول تکرار می شود اما میزان موجودی در فیلد تعداد منعکس می شود. با توجه کردن به شکل 51 زیر بیشتر مفهوم این بیان را خواهید فهمید.



این که تمامی رکوردها, فیلدهای مشابهی دارند, به این معنی نیست که تمامی فیلدهای هر رکورد باید پر باشد. مثلا یک جدول موجودی, ممکن است فیلدی به نام قیمت خرده فروشی داشته باشد, ولی فقط تعداد اندکی از رکوردها, مقداری را در این فیلد نگه داشته باشند. بنابراین برخی از رکوردها قیمت خرده فروشی ندارند علیرغم اینکه پاره ای از رکوردهای جدول, قیمت خرده فروشی دارند.
توجه به این نکته ضروری است که فیلد مشترک مانند شماره قطعه یا کد مشتری, مبنای ارتباط بین دو جدول مرتبط را تشکیل می دهد و امکان خالی رد کردن این فیلدها داده نمی شود.
وجود فیلد مشترکی که دو جدول را به یکدیگر مرتبط می کند, بدین معنی است که امکان رهائی کامل از داده های تکراری وجود ندارد. برای دو جدول مرتبط, داده ها باید تکرار شوند زیرا هر دو جدول باید فیلدهای مشترکی برای ارتباط داشته باشند. شاید اگر برای تمامی داده ها یک جدول بزرگ ایجاد کنید, مجبور به داشتن فیلدهای تکراری نباشید, اما با اینکار زمان زیادی را در ورود داده ها هدر خواهید داد, چون در هر رکورد باید تمامی فیلدهای پایگاه داده وجود داشته باشد و از طرفی بعضی مواقع هم امکان ایجاد یک جدول بزرگ وجود ندارد پس ما مجبور به استفاده از چندین جدول هستیم که بهترین راه برای جلوگیری از افزایش تعداد داده های مشترک استفاده از ارتباط فیلد مشترک است.
بعد از کار با جدول می توانید جدول را با استفاده از منو File و گزینه Close ببندید.

نگاهی به بازجست:

برای مشاهده بازجستهای هر پایگاه داده باید بر روی شاخص Queries در پنجره Database استفاده کنید. برای باز کردن هر بازجست می توانید بر روی نام آن دوبار کلیک کنید یا بد از انتخاب آن به وسیله ماوس بر روی دکمه Open در بالای پنجره Database کلیک کنید.
هنگامی که بازجستی را باز می کنید, اکسس آن بازجست را در حالت نمایش Datasheet مربوط به بازجست باز می کند, که کاملا مشابه حالت نمایشی Datasheet مربوط به جدول است. تنها تفوت در آن است که حالت نمایشی Datasheet مربوط به بازجست معمولا به اندازه جدول, داده و اطلاعات ندارد. در واقع این حالت نمایشی میزان محدودی از داده ها را, که مقصود اصلی از ایجاد بازجست است نمایش می دهد. بازجست, داده ها را از یک یا چند جدول انتخاب می کند و می توانید زیرمجموعه ای از داده ها را به عنوان جدول یا گزارش نمایش دهید. در بیشتر مواقع مقدار داده های پایگاه داده بیشتر از آن است که مایل به مشاهده هستید. هدف از ایجاد بازجست, محدود کردن مقدار داده های به نمایش درآمده است. بازجست انتخابی از جمله متداولترین انواع بازجست ها است. بازجست انتخابی, داده ها را میان دو یا چند جدول انتخاب کرده و نمایش می دهد. علاوه بر حالت نمایشی Datasheet که مانند حالت نمایشی جدول می باشد بازجست را می توان در حالت نمایشی Design نیز باز کرد که مربوط به حالت طراحی بازجست است و برای رفتن به این حالت می توانید درست مانند جدول رفتار کنید و یا با انتخاب بازجست مورد نظر و کلیک روی دکمه Design در بالای پنجره Database این حالت را نمایان کنید.
همانطور که مشاهده می کنید حالت طراحی Design مربوط به بازجست, ظاهر پیچیده ای دارد. اما بعد از آشنایی کامل با بازجست ایجاد و اجرای آن برای شما بسیار ساده خواهد بود. ایجاد بازجست در حالت طراحی Design و نمایش آن در حالت نمایشی Datasheet صورت می پذیرد. بعد از پایان کار خود با بازجست می توانید بوسیله منو File و گزینه Close بازجست را ببندید.

نگاهی به فرم:

برای مشاهده فرمهای یک پایگاه داده, از شاخص Form در پنجره Database استفاده می کنیم. برای مشاهده محتوای هر فرم می توانید در روی نا آن دوبار کلیک کنید و یا پس از انتخاب فرم مورد نظر بر روی دکمه Open در بالای پنجره Database کلیک کنید.
بعد از باز کردن فرم مورد نظر اکسس آنرا در حالت نمایش Form یا Form View نشان خواهد داد. حالت نمایشی Form, فرم را در شکل نهایی آن نشان می دهد و امکان ورود, اصلاح و نمایش داده ها را فراهم می سازد. کلیدهای راهبری که در زیر اکثر حالات نمایشی وجود دارد, شماره رکورد و تعداد کل آنها را نمایش می دهد.
چهار کلید اطراف نشانگر رکورد, برای گرداندن فرم و نمایش رکوردهای مختلف به کار می رود. شما می توانید رکوردهای اول, بعدی, قبلی و آخری را مشاهده کنید. شماره بین کلیدها, شماره رکورد جاری که فعلا مشاهده می کنید است.اگر بر روی شماره رکورد جاری, شماره رکورد جدیدی را وارد کنید اکسس در صورت وجود آن رکورد آنرا در فرم نمایش می دهد.کلیدهای راهبری که در منتهی الیه سمت راست قرار دارد, امکان ایجاد رکورد جدیدی را با یک فرم خالی فراهم می سازد. همانطور که مشاهده می کنید کلیدهای راهبری مشابه کلیدهای کنترلی پخش صوت طراحی شده اند. با توجه کردن به شکل 52 در زیر مفهوم کلیدهای راهبری را بیشتر درک خواهید کرد.







حالت نمایشی Design در مورد Form نیز شکل فرم را نشان می دهد. برای دسترسی به این حالت شما می توانید درست مانند جدول رفتار کنید و یا با انتخاب فرم مورد نظر بر روی دکمه Design در بالای پنجره Database کلیک کنید. شاید برای شما در این لحظه شکل آن عجیب به نظر بیاید ولی وقتی در درسهای آتی روش ایجاد فرم را فراگرفتید, نحوه خواندن حالت نمایشی Form را نیز خواهید فهمید. با دستکاری در حالت نمایشی Design, می توانید نحوه نمایش داده های درون فرم را تغییر دهید.
در درون فرم حالت نمایشی دیگری نیز وجود دارد و آن حالت نمایشی Datasheet است. که برای دسترسی به آن بعد از باز کردن فرم مورد نظر می توان از منو View گزینه Datasheet را انتخاب کرد.این حالت کاملا شبیه حالت نمایشی Datasheet در جداول است. مزین حالت نمایشی Datasheet به حالت نمایشی معمولی فرم در این است که در این حالت تعداد رکورد بیشتری نمایش داده می شود در حالی که در حالت نمایش معمولی فقط یک رکورد نمایش داده می شود. البته در درسهای آتی بیشتر در مورد این حالت نمایشی صحبت خواهد شد.
بعد از پایان کار با فرم می توانید به وسیله منوی File و گزینه Close از فرم مورد نظر خارج شوید.

نگاهی به گزارش:

برای نمایش گزارشهای هر پایگاه داده می توان از شاخص Reports در پنجره Database استفاده کرد. هرچند که می توان گزارشها را روی صفحه نمایش بازنگری کرد ولی وقتی که آنها را بر روی کاغذ چاپ کنیم بسیار مفیدتر خواهند بود. اگر بخواهیم قبل از چاپ محتوای گزارش را مشاهده کنیم می توانیم بر روی نام گزارش مورد نظر دوبار کلیک کنیم یا با انتخاب گزارش موردنظر بر روی دکمه Preview در بالای پنجره Database کلیک کنیم. (البته باید توجه کرد که گزارش تنها مختص چاپ کردن نیستند و کاربردهای دیگری نیز دارند)
شما می توانید گزارشی بسازید که تمامی داده های یک جدول, چندین جدول, بازجست را نمایش دهد.با باز کردن گزارش شما آنرا در حالت Print Preview (بازنگری چاپ) به نمایش در خواهید آورد.بازنگری چاپ گزارش را در شکل نهایی آن نشان می دهد, اما بجای چاپ گزارش, آنرا برروی صفحه مشاهده می کنید, تا قبل از چاپ گزارش از صحت آن مطمئن شوید.
در حالت Print Preview در مورد گزارش, امکان تغییر, اضافه یا حذف داده ها از پایگاه داده وجود ندارد. ولی با استفاده از آن می توانید مقادیر مختلفی از اطلاعات را مشاهده کنید. دقت داشته باشید که در هنگام حرکت ماوس بر روی پنجره Print Preview, مکان نمای ماوس به یک ذره بین تبدیل می شود. در این حالت اگر با ماوس کلیک بزنید, تصویر بزرگ شده گزارش را مشاهده می کنید, بدین تزتین می توانید گزارش را از نزدیک مرور کنید.
حالت نمایشی Design در مورد گزارش شکل آنرا نشان می دهد.برای دسترسی به این حالت می توان درست مانند اجزا دیگر عمل کرد ویا با انتخاب گزارش مورد نظر بر روی دکمه Design در بالای پنجره Database کلیک کرد.بعدا با استفاده از حالت نمایشی Design شکل گزارش را تغییر خواهیم داد.

نگاهی به صفحه ها:

برای نمایش صفحه های وب موجود در یک پایگاه داده می توانید بر روی شاخص Pages در پنجره Database کلیک کنید. صفحه ها در یک پایگاه داده اکسس برای استخراج داده ها از جدول به یک صفحه وب مورد استفاده قرار می گیرند درست مانند گزارش با این اختلاف که این بار به جای چاپ صفحه گزارش آنرا در یک مرورگر وب مانند IE می تواند مشاهده کرد. من نمی خواهم زیاد در مورد صفحه ها در این قسمت توضیح دهم زیرا کارکرد آنها بسیار شبیه گزارشها می باشند و هر کاری که با گزارش انجام دادیم می توانید با این صفحه ها نیز انجام دهید فقط به خاطر داشته باشید که اینها هر کدام یک صفحه وب می باشند. در صفحه ها نیز مانند گزارش ها حالت نمایشی Design برای طراحی استفاده می شود.
می توان بزرگترین تفاوت بین گزارشها و صفحه ها را پویاتر بودن صفحات بیان کردن بدین معنی که شما بهتر از گزارش می توانید اطلاعات موجود در پایگاه داده را مرور کنید و بین آنها حرکت کنید.

نگاهی به ماکروها:

ماکروها فهرست فرامینی است که در آنها کارهایی که معمولا از طریق صفحه کلید انجام می دهید, تعریف می شود. مثلا می توانید ماکرویی ایجاد کنید که هنگام وقوع شرایطی خاص مثل هنگامی که میزا فروش چیزی از تعداد یا مقدار مشخصی کمتر شود, گزارش مشخصی را چاپ کند. البته با استفاده از منوها نیز می توانید گزارش مورد نظر را چاپ کنید ولی ماکرو مراحل کار را خودکار می کند, بدین ترتیب کی توانید با فشار کلید فرمان روی فرم, گزارش را چاپ کنید.
به این نکته توجه کنید که ماکروها اغلب به کلیدهای فرمان وصل می شوند تا اجرای آنها برای کاربر ساده باشد چون به هرحال شما استفاده کننده هستید و مایلید تا کارها تا حد امکان ساده انجام شود.
توجه کنید که کلید Run در بالای صفحه Database ماکرو را اجرا می کند ولی تا زمانی که نحوه عملکرد آنرا در برنامه نمی دانید به هیچ وجه اقدام به اجرای آن نکنید.
هرگاه بخواهید محتویات ماکرو را از پنجره Database مشاهده کنید باید نام ماکرو مورد نظر را انتخاب کرده و بر روی دکمه Design در بالای پنجره Database کلیک کنید که در این حالت حالت نمایش Design مربوط به ماکرو را مشاهده می کنید. فهرست اعمال ماکرو را در این پنجره مشاهده می کنید به احتمال قوی این اعمال مرموز به نظر می رسندولی به مرور با آنها آشنا خواهید شد.
چون ماکرو فهرست کارهای خودکار شده است و شما هنوز نمی دانید اکسس چه کارهایی می تواند انجام دهد پس در این مقطع نمی توان کار زیادی برای افزایش درک نسبت به ماکرو کرد. پس از پایان کار با ماکرو آنرا به وسیله منو File . گزینه Close ببندید.

نگاهی به مدول ها:

مدولها برنامه های کاملی هستند که با Visual Basic for Applications نوشته می شوند, و برای خودکار کردن کارها به کار می روند.برخلاف ماکروها که ساده هستند برنامه کاربردی را می توان به نحوی ایجاد کرد که به هر حرکت استفاده کننده پاسخ داده و عکس العمل نشان دهد. ما در درسهای آینده به چگونگی کار مدولها خواهیم پرداخت ولی به دلایل زیر به طور کامل آنرا توضیح نخواهیم داد:

----------------

برنامه نویسی با مدولها به مهارت های کامپیوتری پیشرفته ای نیاز دارد که من فکر نمی کنم تمامی مطالعه کننده های این دروس به مهارتها آشنا باشند. اکسس محل خوبی برای یادگیری نحوه برنامه نویسی نیست. بسیاری از افراد سالیان متمادی بدون نیاز به نوشتن مدول, بصورتی موثر و کارا از اکسس استفاده می کنند. حتی اگر بخواهیم برنامه های کاربردی قوی در اکسس ایجاد کنیم می توان حتی بدون یک نیاز کوچک به مدول این کارها را انجام داد.

---------------

اگر قبلا برنامه نویسی کرده باشید, خصوصا با یکی از زبانهای مشابه Basic مانند Qbasic و BasicA یا Visual Basic در استفاده از مدولها مشکل خاصی نخواهید داشت.
البته در کلاسهای این سایت یکی از همکاران من دروس Visual Basic را برای شما عزیران تدریس می کنند که بسیار مفید و پرمحتوا می باشد و شما تما با دنبال کردن دروس این همکار عزیز براحتی کار با مدولها را یاد خواهید گرفت و من نیز شما را در این راه یاری خواهم کرد.
پس از پایان کار با مدول می توانید از منو File و گزینه Close اقدام به بستن مدول بکنید.

---------------------

درس این جلسه در این قسمت به پایان می رسد و شما تا حالا به طور دقیق با کارکرد اجزا پنجره Database آشنا شده اید. در دروس بعدی به تدریج به طور حرفه ای به کار با این اجزا روی خواهیم آورد. در درس بعدی طراحی یک پایگاه داده های جدید را شرح خواهم داد. به امید شادابی بیشتر شما دوستان عزیز